BISNIS PROSES MANAJEMEN

Manajemen proses bisnis 

Manajemen proses bisnis ( BPM ) telah disebut sebagai “ holistik manajemen ”pendekatan untuk menyelaraskan organisasiproses bisnis dengan keinginan dan kebutuhan klien. Hal mempromosikan bisnis efektivitas dan efisiensi , sementara berjuang untukinovasi , fleksibilitas, dan integrasi dengan teknologi. BPM berusaha untuk memperbaiki proses secara terus-menerus. Oleh karena itu dapat digambarkan sebagai “ proses optimasi proses. “ Dikatakan bahwa BPM memungkinkan organisasi untuk menjadi lebih efisien, lebih efektif dan lebih mampu daripada perubahan fungsional terfokus, pendekatan manajemen hirarkis tradisional. Proses ini sangat penting untuk setiap organisasi, karena mereka dapat menghasilkan pendapatan dan sering mewakili proporsi yang signifikan dari biaya. Sebagai pendekatan manajerial, BPM melihat proses sebagai aset strategis dari suatu organisasi yang harus dipahami, dikelola, dan ditingkatkan untuk memberikan nilai tambah produk dan layanan kepada klien. Yayasan ini mirip lainnya Total Quality Management atau Peningkatan Proses Kontinyu metodologi atau pendekatan. BPM melangkah lebih jauh dengan menyatakan bahwa pendekatan ini dapat didukung, atau diaktifkan, melalui teknologi untuk memastikan kelangsungan hidup pendekatan manajerial pada saat stres dan perubahan. Bahkan, BPM menawarkan sebuah pendekatan untuk mengintegrasikan “kemampuan perubahan” organisasi yang bersifat manusia dan teknologi. Dengan demikian, banyak artikel BPM dan pakar sering mendiskusikan BPM dari salah satu dari dua sudut pandang: orang dan / atau teknologi.

BPM atau Business Process Management sering disebut sebagai ‘Manajemen oleh Proses Bisnis’. Istilah “bisnis” dapat membingungkan seperti yang sering dikaitkan dengan pandangan hirarkis (berdasarkan fungsi) dari sebuah perusahaan. Oleh karena itu lebih baik untuk mendefinisikan BPM sebagai “manajemen perusahaan melalui proses”. Dengan menambahkan BPM arti kedua ‘Manajemen Kinerja Usaha’ digunakan oleh Pr Scheer dalam artikelnya “Advanced BPM Assessment”,  BPM sehingga dapat didefinisikan sebagai “manajemen kinerja perusahaan melalui proses”. Dan itu definisi ini tegas berorientasi pada kinerja yang dipilih sini. Dominique Thiault, dalam Mengelola Kinerja Melalui Proses Bisnis  mendefinisikan BPM sebagai metode manajemen melalui-proses yang membantu untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam lingkungan yang semakin kompleks dan selalu berubah. Manajemen melalui proses adalah metode manajemen berdasarkan dua tingkat logis: proses tata kelola dan manajemen proses:

  • Proses pemerintahan adalah semua kegiatan pemerintahan perusahaan yang, dengan cara mengalokasikan pada proses, bekerja menuju mencapai tujuannya, yang keduanya operasional dan kemajuan terkait.
  • Proses manajemen adalah semua kegiatan pengelolaan suatu proses yang bekerja untuk mencapai tujuan yang dialokasikan untuk proses ini.

Perubahan BPM

Secara kasar, ide proses bisnis tradisional seperti konsep tugas , departemen , produksi , dan output . Manajemen dan pendekatan perbaikan sejak 2010 , dengan definisi formal dan pemodelan teknis, telah ada sejak awal 1990-an (lihat pemodelan proses bisnis ). Perhatikan bahwa TI masyarakat sering menggunakan istilah “proses bisnis” sebagai sinonim dengan manajemen middlewareproses, atau sebagai sinonim dengan mengintegrasikan perangkat lunak aplikasi tugas. Sudut pandang ini mungkin terlalu ketat – keterbatasan yang perlu diingat ketika membaca rekayasa perangkat lunak makalah yang merujuk kepada “proses bisnis” atau “pemodelan proses bisnis”.

Meskipun BPM awalnya difokuskan pada otomatisasi proses bisnis dengan menggunakan teknologi informasi, sejak saat itu telah diperpanjang  untuk mengintegrasikan proses manusia-driven di mana interaksi manusia berlangsung secara seri atau paralel dengan penggunaan teknologi. Sebagai contoh (dalam alur kerja sistem), ketika langkah-langkah individu dalam proses bisnis memerlukan penggelaran intuisi manusia atau penilaian, langkah-langkah ini ditugaskan kepada anggota sesuai dalam organisasi.

Bentuk yang lebih canggih seperti manajemen interaksi manusia berada dalam interaksi yang kompleks antara pekerja manusia dalam melakukan tugas workgroup. Dalam hal ini, banyak orang dan sistem berinteraksi dalam terstruktur, ad-hoc cara, dan kadang-kadang benar-benar dinamis untuk menyelesaikan satu ke banyak transaksi.

BPM dapat digunakan untuk memahami organisasi melalui pandangan diperluas yang tidak akan dinyatakan akan tersedia untuk mengatur dan menyajikan, seperti hubungan antara proses. Ketika dimasukkan dalam model proses, hubungan ini memberikan laporan lanjutan dan analisis. BPM dianggap oleh beberapa  sebagai tulang punggung manajemen perusahaan konten .

Karena BPM memungkinkan organisasi untuk proses bisnis abstrak dari infrastruktur teknologi, jauh melampaui mengotomatisasi proses bisnis (software) atau memecahkan masalah bisnis (suite). BPM memungkinkan bisnis untuk merespon perubahan konsumen, pasar, dan tuntutan peraturan lebih cepat dari pesaing – menciptakan keunggulan kompetitif.

Pada 2010 teknologi telah memungkinkan kopling BPM untuk metodologi lain, seperti Six Sigma . Alat BPM memungkinkan pengguna untuk:

  • visi – fungsi menyusun strategi dan proses
  • mendefinisikan – dasar proses atau proses perbaikan
  • Model – mensimulasikan perubahan untuk proses
  • menganalisis – membandingkan berbagai simulasi untuk menentukan perbaikan yang optimal
  • meningkatkan – memilih dan menerapkan perbaikan
  • Kontrol – menyebarkan implementasi ini dan dengan menggunakan user-defined dashboard memantau peningkatan real time dan memberi makan informasi kinerja kembali ke dalam model simulasi dalam persiapan untuk iterasi perbaikan berikutnya
  • re-engineer – merubah proses dari awal untuk hasil yang lebih baik

Hal ini membawa serta manfaat yang dapat mensimulasikan perubahan proses bisnis berdasarkan data kehidupan nyata (bukan hanya pada pengetahuan diasumsikan). Juga, kopling BPM metodologi industri memungkinkan pengguna untuk terus merampingkan dan mengoptimalkan proses untuk memastikan bahwa itu disetel untuk kebutuhan pasar.

Pada 2012 penelitian tentang BPM telah membayar meningkatkan perhatian terhadap kepatuhan proses bisnis. Meskipun aspek kunci dari proses bisnis adalah fleksibilitas, sebagai proses bisnis secara terus menerus perlu beradaptasi dengan perubahan lingkungan, sesuai dengan strategi bisnis, kebijakan dan peraturan pemerintah juga harus dipastikan. Aspek kepatuhan di BPM sangat penting bagi pemerintah organisasi. Pada 2010 pendekatan BPM dalam konteks pemerintah sangat fokus pada proses operasional dan representasi pengetahuan. Meskipun ada banyak studi teknis pada proses bisnis operasional baik di masyarakat dan di sektor swasta, peneliti jarang diambil kegiatan kepatuhan hukum dalam rekening, misalnya proses pelaksanaan hukum di badan-badan publik-administrasi.

BPM-siklus hidup

Kegiatan pengelolaan proses bisnis dapat dikelompokkan menjadi enam kategori: visi, desain, pemodelan, pelaksanaan, pemantauan, dan optimasi.

Fungsi yang dirancang di sekitar visi strategis dan tujuan dari suatu organisasi. Setiap fungsi terpasang dengan daftar proses. Setiap kepala fungsional dalam suatu organisasi bertanggung jawab untuk set tertentu proses terdiri dari tugas-tugas yang harus dilaksanakan dan dilaporkan sesuai dengan yang direncanakan. Beberapa proses dikumpulkan untuk fungsi prestasi dan beberapa fungsi dikumpulkan untuk mencapai tujuan organisasi.

Desain

Proses Desain meliputi baik identifikasi proses yang ada dan desain “to-be” proses. Bidang fokus termasuk representasi dari aliran proses, faktor-faktor di dalamnya, alert & pemberitahuan, escalations, Standar Operasional Prosedur, Service Level Agreements, dan tugas serah mekanisme.

Desain yang baik mengurangi jumlah masalah selama masa proses. Apakah atau tidak proses yang ada dianggap, tujuan dari langkah ini adalah untuk memastikan bahwa desain teoritis yang benar dan efisien disiapkan.

Peningkatan diusulkan bisa dalam manusia ke manusia, manusia ke sistem, dan alur kerja sistem-ke-sistem, dan mungkin menargetkan regulasi, pasar, atau tantangan kompetitif yang dihadapi oleh perusahaan.

Proses yang ada dan desain proses baru untuk berbagai aplikasi akan harus melakukan sinkronisasi dengan demikian tidak akan mempengaruhi bisnis dalam outage besar. Bisnis seperti biasa adalah standar yang harus dicapai ketika desain proses untuk beberapa sistem dianggap.

Modeling

Modeling mengambil desain teoritis dan memperkenalkan kombinasi variabel (misalnya, perubahan sewa atau biaya bahan, yang menentukan bagaimana proses bisa beroperasi dalam keadaan yang berbeda).

Hal ini juga melibatkan menjalankan “apa-jika analisis” pada proses: “Bagaimana jika saya punya 75% dari sumber daya untuk melakukan tugas yang sama?” “Bagaimana jika saya ingin melakukan pekerjaan yang sama untuk 80% dari biaya saat ini”? .

Eksekusi

Salah satu cara untuk mengotomatisasi proses adalah untuk mengembangkan atau membeli aplikasi yang mengeksekusi langkah-langkah yang diperlukan dari proses, namun, dalam prakteknya, aplikasi ini jarang mengeksekusi semua langkah dari proses akurat atau benar-benar. Pendekatan lain adalah dengan menggunakan kombinasi perangkat lunak dan campur tangan manusia, namun pendekatan ini lebih kompleks, membuat proses dokumentasi sulit.

Sebagai respon terhadap masalah ini, perangkat lunak telah dikembangkan yang memungkinkan proses bisnis penuh (seperti yang dikembangkan dalam kegiatan proses desain) untuk didefinisikan dalam bahasa komputer yang dapat langsung dieksekusi oleh komputer. Sistem akan menggunakan layanan di aplikasi yang terhubung untuk melakukan operasi bisnis (misalnya menghitung rencana pembayaran untuk pinjaman) atau, ketika langkah terlalu rumit untuk mengotomatisasi, akan meminta masukan manusia.Dibandingkan dengan salah satu dari pendekatan sebelumnya, langsung melaksanakan proses definisi dapat lebih mudah dan karena itu lebih mudah untuk memperbaiki. Namun, mengotomatisasi definisi proses membutuhkan infrastruktur yang fleksibel dan komprehensif, yang biasanya aturan keluar menerapkan sistem ini dalam warisan lingkungan TI.

Aturan bisnis telah digunakan oleh sistem untuk memberikan definisi untuk mengatur perilaku, dan mesin aturan bisnis dapat digunakan untuk mendorong proses eksekusi dan resolusi.

Pemantauan

Pemantauan meliputi pelacakan proses individu, sehingga informasi tentang negara mereka dapat dengan mudah dilihat, dan statistik terhadap kinerja satu atau lebih proses dapat disediakan. Sebuah contoh dari pelacakan adalah mampu menentukan status pesanan pelanggan (misalnya urutan tiba, menunggu pengiriman, faktur dibayar) sehingga masalah dalam operasinya dapat diidentifikasi dan diperbaiki.

Selain itu, informasi ini dapat digunakan untuk bekerja dengan pelanggan dan pemasok untuk meningkatkan proses mereka terhubung.Contoh statistik adalah generasi tindakan pada seberapa cepat pesanan pelanggan diproses atau berapa banyak pesanan yang diproses di bulan lalu. Langkah-langkah ini cenderung masuk ke dalam tiga kategori: waktu siklus, tingkat kecacatan dan produktivitas.

Tingkat pemantauan tergantung pada informasi apa bisnis ingin mengevaluasi dan menganalisa dan bagaimana bisnis ingin itu harus dimonitor, secara real-time, dekat real-time atau ad-hoc. Di sini, pemantauan kegiatan usaha (BAM) memperluas dan memperluas alat pemantauan umumnya diberikan oleh BPMS.

Pertambangan proses adalah kumpulan metode dan alat yang berkaitan dengan proses monitoring. Tujuan dari proses penambangan adalah untuk menganalisis log peristiwa diekstrak melalui proses monitoring dan membandingkan mereka dengan apriori model proses.Pertambangan Proses memungkinkan analis proses untuk mendeteksi perbedaan antara pelaksanaan proses aktual dan apriori model sekaligus untuk menganalisis kemacetan.

Optimization

Optimasi proses termasuk mengambil informasi kinerja proses dari pemodelan atau pemantauan fase, mengidentifikasi potensial atau aktual kemacetan dan peluang potensi penghematan biaya atau perbaikan lainnya, dan kemudian, untuk menerapkan perangkat tambahan dalam desain proses. Secara keseluruhan, ini menciptakan nilai bisnis yang lebih besar.

Re-engineering

Ketika proses menjadi terlalu berisik dan optimasi tidak mengambil output yang diinginkan, dianjurkan untuk kembali insinyur siklus seluruh proses. BPR telah menjadi bagian integral dari organisasi untuk mencapai efisiensi dan produktivitas di tempat kerja.

OFFICE MANAGEMENT ( MANAJEMEN PERKANTORAN )

Filed under: Public AdministrationLeave a comment June 6, 2010

  1. Pengertian dan Lingkupan Office Management

Istilah office administration (administrasi perkantoran) dan office management (manajemen perkantoran) dipakai silih berganti dengan arti yang sama. Perkataan administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan. Hal itu misalnya ditegaskan oleh satu terbitan Perserikatan Bangsa-Bangsa sebagai berikut :

“The term administration and management are more being used synonymously. While the term Administration has been applied more to that of business enterprise, there has been a tendency in recent time for Management to be used to a greater degree in public affairs. This is probably because of the increasing application of business management practices in the field of public administration.”

(Istilah-istilah Administrasi dan manajemen makin lama makin banyak dipakai secara searti. Walaupun istilah Administrasi telah diterapkan banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan Negara dan istilah manajemen lebih banyak bagi urusan perusahaan-perusahaan, pada waktu akhir-akhir ini terdapat kecenderungan untuk Manajemen digunakan dalam derajat yang lebih luas bagi urusan-urusan Negara. Hal ini terjadi mungkin karena penerapan praktek-praktek manajemen perusahaan yang makin meningkat di bidang Admistrasi Negara.)

Yang kini perlu dijelaskan adalah pengertian itu sendiri, dalam kepustakaan telah dirumuskan berbagai definisi office management oleh para ahli, diantaranya sebagai berikut :

  1. a) W.H. Evans

Kita dapat mendefinisikan Administrasi Perkantoran sebagai fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan yang mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.

  1. b) Arthur Grager

Manajemen perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi.

  1. c) William Leffingwell & Edwin Robinson

Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni ilmu dan manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimana pun pekerjaan itu harus dilakukan

  1. d) Littlefield & Peterson

Istilah manajemen perkantoran akan dipakai dalam arti luas, ini akan dianggap meliputi manajemen mengenai pekerjaan perkantoran dimanapun dan oleh siapapun dilakukan.

  1. e) John Neuner & Benjamin Haynes

Berdasarkan alas an ini manajemen perkantoran mencakup bidang yang lebih sempit daripada yang umumnya dikandung oleh istilah manajemen perkantoran untuk sebagian besar berkenaan dengan pengawasan perkantoran.

  1. f) Hal Nourse

Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti yang lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai control fungsional dan pengarahan administrative terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis.

  1. g) Edwin Robinson

Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran.

  1. h) William Spiregell & Ernest Davies

Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas aktivitas tulis sebagaiman dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan dan penjualan.

Fungsi yang disebut manajemen perkantoran menurut para ahAli itu meliputi rangkaian aktivitas yang berikut :

  • Manajemen dan pengarahan
  • Tata penyelenggaraan
  • Manajemen
  • Pengawasan
  • Pengendalian dan pengarahan
  • Pengarahan dan pengawasan
  • Perncanaan, pengendalian, dan pengorganisasian serta pergerakan

Edwin Robinson menyebutkan bahwa selain pekerjaan perkantoranmasih ada 4 faktor lainnya yang tersangkut oleh manajemen perkantoran yaitu pegawai perkantoran, material perlengkapan, persyaratan, dan metode dari office work, sedang menurut John H. Mc Donald fungsi office management bertalian dengan 6 hal yang berikut :

1) Kepegawaian perkantoran

2) Metode perkantoran

3) Perlengkapan perkantoran

4) Factor-faktor fisis dalam kantor

5) Biaya perkantoran

6) Haluan perkantoran

Charles O. Libbey yang membaginya dalam 9 bidang sebagai berikut :

  1. Office Space (Ruang Perkantoran)
  2. Communications (komunikasi)
  3. Office Personnel (Kepegawaian Perkantoran)
  4. Furniture and Equipment (Perabotan dan Perlengkapan)
  5. Appliances and Machines (Peralatan dan Mesin)
  6. Supplies and Stationery (Perbekalan dan Keperluan tulis)
  7. Methods (Metode)
  8. Records (Warkat)
  9. Executive Control (Komtrol Pejabat Pimpinan)
  • Manajer Administrasi

terlibat dengan hal-hal berikut : perencanaan; analisis organisasi; analisis system dan desain; desain bentuk dan control; hubungan personalia; analisis jabatan; prosedur komunikasi tertulis dan lisan; desain tata ruang dan kantor; pembelian dan pengendalian mesin kantor; penyediaan perabot dan suplai; metode kerja yang efisien; pengeposan (mailing); pengarsipan (filing); reproduksi.

Perubahan ekonomoi mempengaruhi banyak bidang, terutama kenyataan bahwa Negara-negara berkembang tengah mengambil bagian yang lebih besar dari produksi manufaktur. Untuk memerangi barang impor dengan biaya tenaga kerja yang rendah, perusahaan melakukan investasi besar dalam otomatisasi yang tentunya saja menimbulkan kecemasan pada banyak orang yang takut kehilangan pekerjaan.

Implikasinya bagi manajer adalah bahwa bila kelompok ini tidak memperoleh ganjaran pribadi dan pemenuhan yang mereka inginkan, maka mereka mungkin bekerja lebih sedikit dan mencari pemenuhan dalam pengejaran yang lain. Manajer dan administrator masa datang yang cakap mungkin termotivasi lebih sedikit oleh janji bayaran ekstra atau promosi untuk pelaksanaan kerja yang baik daripada oleh peluang untuk meluaskan dan menerima kendali yang lebih besar dalam pekerjaan mereka. Kini, kualifikasi sarjana atau yang lebih tinggi berlipat dua, maka terjadi penurunan dalam hal wewenang. Keputusan dari atas kini bahkan semakin dipertanyakan oleh tingkat yang lebih rendah dalam hierarki.

  • Manajemen Kantor

adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Lingkungan dalam manajemen kantor berhubungan dengan factor luar seperti : perusahaan yang dilayani kantor; industri atau kegiatan lain dimana perusahaan terletak didalamnya; adapt dan hokum komunitas dimana perusahaan beroperasi.

Manajemen kantor harus mengambil manfaat terbaik dari bangunan, metode, computer, peralatan serta teknik lain. Sarana baru selalu dikembangkan dan harus diterapkan setiap kali akan menghasilkan efisiensi atau keefektifan yang lebih besar.

Pada dasarnya, esensi manajemen merupakan kepemimpinan atas manusia, dan sasaran akhirnya tetap melayani umat manusia.

  • Uraian Pekerjaan Manajer Kantor

Manajer kantor bertanggung jawab terhadap direktur administrasi. Manajer kantor bertanggung jawab atas pelaksanaan fungsi yang efektif dan ekonomis dari pelayanan administrasi perusahaan. Berikut ini adalah uraian pekerjaan manajer kantor :

  1. untuk menjamin bahwa sumber daya kantor digunakan secara efisien dan ekonomis;
  2. untuk menjamin sumber daya yang memadai tersedia untuk memenuhi kebutuhan kantor perusahaan;
  3. untuk menyiapkan anggaran dan estimasi serta memastikan bahwa prosedur ditetapkan untuk mengendalikan keluaran (output) dan pengeluaran berdasarkan anggaran;
  4. untuk menegakkan system dan prosedur kantor guna menjamin penyediaan informasi secara efisien untuk pengambilan keputusan manajemen;
  5. untuk mengatur perekrutan, seleksi dan prosedur pelatihan bagi personel untuk memenuhi kebutuhan sekarang dan masa datang;
  6. untuk menjamin suatu system komunikasi yang efektif guna memenuhi kebutuhan pribadi dan operasional;
  7. untuk menegakkan dan mempertahankan system yang formal dan informal untuk konsultasi staf yang efektif dan untuk menjamin keselamatan, kesehatan, kesehatan, dan kesejahteraan personel kantor.
  8. untuk mempertahankan jalannya kantor secara efisien dengan definisi yang jelas dari tanggung jawab dan tugas bawahan serta mempertahankan koordinasi dan kerjasama antar staff.
  9. Tugas dan Persyaratan Manajer Administratif

Manajemen Administratif adalah cabang manajemen yang menyangkut fungsi pelayanan :

  • Memperoleh keterangan
  • Mencatat keterangan
  • Menganalisa keterangan
  • Menyusun rencana
  • Melakukan komunikasi

Badi keperluan pimpinan perusahaan (atau sesuatu organisasi pada umumnya) dalam menjaga kekayaan, melancarkan urusan, dan mencapai tujuan perusahaan itu.

The Institute od Administrative Management mencantumkan efisiensi sebagai suatu tujuan yang perlu dilakukan oleh setiap anggotanya (yakni para manajer administrative) yakni demgam jalan :

  1. Memberikan pelayanan yang ia bertanggung jawab sesuai dengan jadwal yang di haruskan
  2. Memberikan pelayanan-pelayanannya sesuai dengan sesuatu haluan control, keamanan atau lainnya yang di tetapkan oleh pucuk pimpinan
  3. Memberikan pelayanan-pelayanannya dengan efisiensi tehnis dan penghematan yang seharusnya, memperoleh bantuan yang efektif dari pegawai-pegawai bawahan dan rekan-rekan serta mempergunakan secara efektif sarana yang tersedia baginya.

Secara garis besar lingkupan tugas manajer perkantoran dapat digolongkan dalam bidang-bidang dibawah ini yang merupakan pula garis besar tugas seorang manajer administrative :

  1. Pekerjaan perkantoran pada umumnya
  2. Sistem perkantoran
  3. Organisasi perkantoran
  4. Komunikasi perkantoran
  5. Pelapor manajerial
  6. Manajemen kearsipan
  7. Kontrol perkantoran
  8. Penyederhanaan pekerjaan perkantoran
  9. Tata ruang perkantoran
  10. Perlengkapan perkantoran
  11. Studi perkantoran

Menurut Prof. George terry dari amerika serikat misalnya tidak kurang daripada 12 basic qualifications ( kecakapan dasar ) bagi seorang office manager seperti dibawah ini :

  1. Executive ability (kemampuan pejabat pimpinan)
  2. A practical background (latihan manajerial)
  3. Ability to express onself (kemampuan mengungkapkan diri)
  4. Managerial training (latihan manajerial)
  5. An open attitude (suatu sikap terbuka)
  6. Curiosity (keingintahuan)
  7. Creativeness (kreativitas)
  8. Sound judgment (pertimbangan sehat)
  9. Sales ability (kemampuan menjual gagasan)
  10. Patience (kesabaran)
  11. Emotional control (pengendalian emosi)
  12. Co-operativeness (kemampuan kerjasama)

J.C Denyer sebagaimana Terry juga menegaskan executive ability sebagai persyaratan utama bagi setiap office manager di masa mendatang. Hal ini dinyatakannya sebagai berikut :

“Men of greater executive ability will be required to take charge of office management, and they will need to have wider education, particurarly, in the techniques of office management.”

(Orang-orang dengan kemampuan pejabt pimpinan yang lebih besar akan diperlukan untuk memikul tanggung jawab manjemen perkantoran, dan mereka akan perlu pendidikan yang lebih luas, khususnya dalam tehnik-tehnik manajemen perkantoran.

Jadi, dewasa ini maupun di masa mendatang setiap manajer perkantoran bukanlah sekedar seorang kepala kantor, melainkan adalah suatu manajer administrative dengan kemampuan pejabat pimpinan yang besar.

SECRETARY ( SEKERTARIS )

Tugas-tugas Sekretaris

Sekretaris pribadi harus memiliki semacam pengertian tentang pentingnya korespondensi, laporan, dan instruksi yang melewati tangan mereka. Mereka berkewajiban melaksanakan tugas sebagai berikut :

  1. menerima tamu dan-bila perlu-, menolak mereka dengan sopan;
  2. menerima dan memberi pesan secara lisan atau via telepon, dengan pengertian akan makna pesan tersebut;
  3. menyusun jawaban rutin untuk surat dan memorandum;
  4. memberi tanda baca dan memperbaiki gramatika sewaktu menyalin dikte;
  5. mengurus system arsip;
  6. membuat buku harian perjanjian, dan memastikan bahwa perjanjian tersebut dipenuhi atau ada tindakan lain yang sesuai;
  7. mengoperasikan system peringatan untuk memastikan bahwa pekerjaan yang penting dilaksanakan pada waktu yang semestinya;
  8. mengatur perjalanan bisnis, membuat reservasi, mendapatkan tiket, dan menyiapkan rencana perjalanan;
  9. mengatur rapat dengan menghubungi sejumlah eksekutif atau sekretaris mereka untuk menentukan tanggal yang cocok untuk mereka semua.

Di beberapa perusahaan, sekretaris pribadi senior dilatih untuk bertindak sebagai asisten pribadi agar membebaskan eksekutif dari pekerjaan yang harus ia lakukan secara pribadi. Dalam konteks tersebut, asisten pribadi harus dapat mengerjakan hal-hal berikut :

  1. mengumpulkan dan menyusun informasi dari dalam dan dari luar perusahaan;
  2. membuat draft laporan, memorandum, dan sebagainya untuk eksekutif;
  3. membuat draft proposal untuk dirubah atau disetujui oleh eksekutif;
  4. bertindak sebagai sekretaris dalam rapat manajemen, membuat draft agenda, risalah, dan sebagainya;

Devisi Personalia

TANGGUNG JAWAB DAN TUGAS PERSONALIA

Tugas dan Tanggung Jawab Personalia di perusahaan batu bara

1.     Penerimaan Tenaga Kerja koordinasi dengan labour Supply

-Memeriksa kelengkapan syarat Administasi calon pekerja ( data lengkap pelamar pekerjaan)

-Membuat material soal tes kualifikasi

-Melakukan wawancara

-Membuat kesimpulan / rekomendasi

2.     Sosialisasi dan koordinasi

-Sosialisasi kepada masyarakat sebagai sarana informasi mekanisme penerimaan tenaga kerja

-Koordinasi  dengan DISNAKERTRANS

-Koordinasi dengan aparatur keamanan (security atau Polisi) melihat tingkat kebutuhannya.

3.     Menyiapkan Perjanjian kerja baru karyawan Baru

-Memasukan / menyiapkan data lengkap karyawan baru

-Membuat rekomendasi induksi koordinasi dengan safety departemen

-Membuat Joining report

-Membuat perjanjian perpanjangan kontrak kerja

-Membuat SKEP permanen bagi karyawan tetap

4.     Absensi daftar hadir

-Menyiapkan/ membuatan  Absensi karyawan khusus untuk bagian personalia dan Humas

-Melaporkan  data absensi pada atasan dan untuk diserahkan pada bagian payroll

-Membuat surat izin karyawan

5.     Internal Letter

-Membuat surat panggilan Dinas pada karyawan untuk pembinaan, Peringatan,PHK,dll.

-Membuat/menyiapkan surat penyataan karyawan untuk pembinaan

-Membuat/menyiapkan surat peringatan

-Membuat dan menyiapkan surat promosi atau mutasi

-Membuat/menyiapkan surat penyataan pengunduran diri Karyawan/PHK

-Memproses/menindak lanjuti karyawan PHK koordinasi  dengan Ware house,Accounting,Payroll juga departemen terkait

-Membuat Undangan pertemuan/meeting Personalia

-Membuat surat pengantaran  berobat ke klinik

-Membuat surat pengalaman kerja

6.     Incoming letter/Surat masuk

-Memasukan data sesuai tanggal,jam,nomor surat dan tujuan

-Menindak lanjuti surat masuk sesuai tujuan dan kepentingan

7.     Outgoing Letter/Surat Keluar

-Membuat dan melaporkan karyawan bulanan ke DISNAKERTRANS BARSEL

-Membuat dan melaporkan Tenaga kerja

-Membuat Surat pengantar berobat ke RS.PERTAMINA

8.     Memperbaharui/Update dan Record data

-Mempower/Tenaga kerja sesuai perubahan/perkembangannya

-Schedule Cuti karyawan

-Cuti, ijin, sakit, atau masuk tanpa keterangan

-Data karyawan yang mendapat peringatan

-Data karyawan yang di PHK

9.     Koordinasi dengan masing – masing Departemen

-Hubungan timbal  balik kerja yang berkesinambungan

-Pembinaan awal karyawan pada masing – masing departemen

-Permohonan kebutuhan /penambahan karyawan di ajukan  masing – masing departemen

-Penilaian kinerja karyawan/evaluasi pada masing – masing departemen untuk dibuat dan disampaikan kepada bagian personalia

10.  Jamsostek

-Proses hak karyawan untuk jaminan kecelakaan kerja

-Proses hak karyawan untuk  jaminan hari tua

-Proses dan hak karyawan untuk jaminan kematian

11.  Proses pembinaan,peringatan,PHK

-Proses pembinaan pada karyawan mengacu pada pelanggaran kerja ringan untuk dibuat  surat pernyataan

-Proses peringatan pada karyawan mengacu pada pelanggaran sedang/ berat untuk di buatkan surat peringatan 1,2.3

-Proses PHK pada karyawan mengacu kepada pelanggaran berat untuk dibuat surat pemutusan hubungan kerja( surat penyataan pengunduran diri/ pemutusan kontrak kerja)

12.  Adapun Tugas dan tanggung jawab tersebut diatas masih menyesuaikan dan akan di tambahkan atau dirobah sewaktu – waktu dan mengacu kepada perkembangan perusahaan dan tingkat kebutuhan.

 

Etika Profesi

Kode etik profesi adalah system norma, nilai dan aturan professional tertulis yang secara tegas menyatakan apa yang benar dan baik, dan apa yang tidak benar dan tidak baik bagi professional. Kode etik menyatakan perbuatan apa yang benar atau salah, perbuatan apa yang harus dilakukan dan apa yang harus dihindari. Tujuan kode etik yaitu agar professional memberikan  jasa sebaik-baiknya kepada pemakai atau nasabahnya. Dengan adanya kode etik akan melindungi perbuatan yang tidak professional.

Halo dunia!

Ini adalah pos pertama Anda. Klik tautan Sunting untuk mengubah atau menghapusnya, atau mulai pos baru. Jika Anda menyukai, gunakan pos ini untuk menjelaskan kepada pembaca mengapa Anda memulai blog ini dan apa rencana Anda dengan blog ini.

Selamat blogging!